Politique de Confidentialité

Protection des données

  1. Introduction
    1. Les informations suivantes vous sont communiquées afin que vous puissiez prendre connaissance des engagements en matière de protection des données à caractère personnel de la société OTERRA qui agit en tant que responsable du traitement pour les traitements de données à caractère personnel évoqués dans le présent document.
    2. La société OTERRA s’est engagée dans une politique de respect et de maintien de normes élevées en matière de déontologie et notamment de protection des données à caractère personnel.
    3. Sur le site oterra-france.com, la société OTERRA met en œuvre des traitements de données à caractère personnel en tant que responsable du traitement. L’identité et les coordonnées de la société OTERRA sont précisées à la rubrique « mentions légales » dudit site internet.
    4. La présente politique de protection des données personnelles a pour objectif de vous informer sur la manière dont ces données sont traitées par la société OTERRA et sur l’étendue de vos droits.
    5. Elle pourra être amenée à évoluer en fonction du contexte légal et réglementaire applicable.
  2. Les principes applicables aux données personnelles
    1. La société OTERRA s’attache au respect des principes suivants dans le cadre de la collecte et l’exploitation des données personnelles.

2.1 Une utilisation légitime et proportionnée de vos données

  1. Les données personnelles sont collectées, en permanence, par la société OTERRA pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.
  2. Les données personnelles collectées par la société OTERRA peuvent être utilisées ultérieurement de manière incompatible avec les finalités initiales pour lesquelles elles ont été collectées.
  3. Pour chaque traitement, la société OTERRA s’engage à ne collecter et traiter que des données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi.

2.2 Une collecte loyale et transparente

  1. Dans un souci de loyauté et de transparence vis-à-vis des utilisateurs du site oterra-france.com la société OTERRA prend soin d’informer les personnes concernées de chaque traitement qu’elle met en œuvre par des mentions d’information.
  2. Ces données sont collectées loyalement ; aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes concernées et sans qu’elles en soient informées.

2.3 Pertinence adéquation et minimisation des données collectées

  1. Les données personnelles collectées sont strictement nécessaires à l’objectif poursuivi par la collecte. La société OTERRA s’attache à minimiser les données collectées et à les tenir exactes.
  2. Les données personnelles collectées sont mises à jour régulièrement et stockées par la société OTERRA dans ses bases de données sécurisées.

2.4 Une protection des données personnelles dès la conception et par défaut

  1. La société OTERRA a adopté des politiques et process internes et met en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection des données personnelles dès la conception et de protection des données personnelles par défaut.
  2. Ainsi, lors de l'élaboration, de la conception, de la sélection et de l'utilisation d'applications, de services et de produits qui reposent sur le traitement de données personnelles la société OTERRA prend en compte le droit à la protection des données personnelles ou s’assure auprès de leurs éditeurs qu’elles répondent aux prescriptions légales et permettent d’assurer la protection des données qui y seront traitées.
  3. A ce titre, par exemple la société OTERRA procède à de la pseudonymisation et à des techniques de chiffrement des données personnelles dès que cela est possible ou nécessaire.
  4. Le traitement de vos données

3.1 Bases légales et finalités des traitements

  1. La société OTERRA met en œuvre différents traitements dont les bases légales sont les suivantes :  l’exécution contractuelle, votre consentement, ses obligations légales et réglementaires, son intérêt légitime.
  2. Les finalités associées à chaque base légale sont listées ci-dessous :
  • En se fondant sur l’exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande et/ou sur l’exécution du contrat que vous avez souscrit, nous mettons en œuvre des traitements poursuivant les finalités suivantes :
  • la gestion de vos commandes sur le site Internet oterra-france.com, en incluant notamment la confirmation, et la validation de votre commande ainsi que son suivi et son expédition le cas échéant ;
  • la gestion de notre relation avec vous, en tant qu’utilisateurs du site Internet oterra-france.com en incluant notamment :
    • la création d’un compte personnel sur le site ;
    • l’utilisation du site et des services qu’il propose ;
    • la gestion des communications et le suivi des échanges avec les utilisateurs.
  • En se fondant sur votre consentement, nous mettons en œuvre des traitements poursuivant les finalités suivantes :
  • l’envoi de communications portant sur des promotions et des offres personnalisées ou non, par voie postale ou électronique, y compris par notifications mobiles ;
  • l’envoi de communications sur tout support tels que les sites internet ou applications mobiles de la société OTERRA, les sites internet des sociétés du groupe OTERRA ou les sites Internet ou applications tierces que vous pouvez consulter ;
  • la gestion des cookies soumis à consentement ;
  • la gestion de votre participation à nos jeux concours.
  • En se fondant sur le respect de nos obligations légales et réglementaires, nous mettons en œuvre des traitements poursuivant les finalités suivantes :
  • la gestion de la comptabilité générale ;
  • la gestion des réponses aux demandes officielles d’autorités publiques ou judiciaires habilitées à cet effet ;
  • le respect de la réglementation applicable à notre activité ;
  • la conservation des factures et autre documents obligatoires relatifs aux transactions conformément à nos obligations ;
  • l’information des adhérents au programme de fidélité et des utilisateurs du site oterra-france.com concernant le rappel de produits ;
  • la gestion des demandes d’exercice de droits.
  • En se fondant sur nos intérêts légitimes, nous mettons en œuvre des traitements poursuivant les finalités sont les suivantes :
  • la gestion de vos demandes d’information et réclamations ;
  • la prévention et la lutte contre la fraude, en ce incluant également la gestion des conséquences de cette fraude ;
  • l’établissement de tout moyen de preuve nécessaire à la défense de nos droits ;
  • la réalisation de statistiques et analyses dans le but d’améliorer l’offre du programme de fidélité et l’utilisation du site oterra-france.com;
  • la réalisation de statistiques et analyses pour améliorer nos produits et services ;
  • la gestion des cookies non soumis à consentement ;
  • l’utilisation de vos données en votre qualité de client, d’adhérent au programme de fidélité ou d’utilisateur du site oterra-france.com afin d’être reconnu en cette qualité auprès des autres services proposés par d’autres sociétés du groupe OTERRA;
  • la conservation des traces informatiques pour détecter de manière préventive les incidents de sécurité.
  1. Les finalités poursuivies sur le fondement de nos intérêts légitimes le sont dans le respect de vos droits et libertés.
  2. Si la société OTERRA est amenée à traiter vos données pour des finalités autres que celles listées dans le paragraphe ci-avant, nous vous en informerons, et procéderons à toutes démarches complémentaires éventuellement nécessaires.

3.2 Collecte de données

  1. La société OTERRA s’engage vis-à-vis des utilisateurs du site oterra-france.com à ne collecter et à ne traiter que les données nécessaires à ses activités. En conséquence, la société OTERRA collecte différentes données à caractère personnel vous concernant.
  2. Certaines données traitées par la société OTERRA sont collectées de manière indirecte à partir des sources suivantes :
  • des tiers, tels que des organismes de prévention de la fraude ou des fournisseurs de données.

 

3.3 Personnes concernées

  1. Les personnes concernées par les traitements que réalise la société OTERRA sont :
  • les clients et prospects de la société OTERRA ;
  • tout utilisateur du site oterra-france.com.  

 

3.4 Destinataires des données

  1. Pour atteindre les finalités décrites ci-dessus et dans les limites nécessaires à la poursuite de ces finalités, les données collectées par la société OTERRA peuvent être transmises à tout ou partie des destinataires suivants :
  • les services internes de la société OTERRA habilités pour gérer notre relation avec vous (toutes les personnes en charge de la passation, de la gestion et de l’exécution des contrats notamment) ;
  • les personnes chargées du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client, les réclamations, la prospection, les services administratifs, les services informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
  • l’entité juridique du groupe OTERRA qui gère de manière centralisée la base client ;
  • les partenaires du site pour les besoins de l’exécution des services ;
  • nos prestataires et sous-traitants (notamment les prestataires informatiques, prestataires intervenant comme tiers sécurisé dans le secteur de la publicité) ;
  • les avocats, auxiliaires de justice et officiers ministériels, les autorités administratives ou judiciaires saisies d’un litige le cas échéant, dans le cadre du respect des obligations légales incombant à la société OTERRA ou pour permettre à la société OTERRA d’assurer la défense de ses droits et intérêts ;
  • les services chargés du contrôle tels que les commissaires aux comptes et les auditeurs ainsi que les services chargés du contrôle interne.

 

3.5 Durées de conservation des données

  1. La société OTERRA conserve les données à caractère personnel qu’elle collecte uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement et en accord avec la législation applicable.
  2. Les données collectées par la société OTERRA seront, ainsi, conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités décrites ci-dessus, augmentée du délai de la prescription légale.

3.6 Sécurité de vos données

  1. La société OTERRA accorde une importance particulière à la sécurité de vos données personnelles.
  2. Elle a mis en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au degré de sensibilité des données personnelles, en vue d’assurer l’intégrité et à la confidentialité les données et de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.
  3. La société OTERRA effectue régulièrement des audits afin de vérifier la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité des données.
  4. Ainsi, elle s’engage à prendre les mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles nécessaires pour :
  • protéger ses activités ;
  • préserver la sécurité des données personnelles des utilisateurs du site oterra-france.com. Contre tout accès, modification, déformation, divulgation, destruction ou accès non autorisés des données personnelles qu’elle détient.
  1. Néanmoins, la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles reposent sur les bonnes pratiques de chacun, ainsi vous êtes invité à rester vigilant sur la question.
  2. Conformément à ses engagements, la société OTERRA choisit ses sous-traitants et prestataires avec soin et leur impose :
  • un niveau de protection des données personnelles équivalent aux siens ;
  • une utilisation des données personnelles ou des informations uniquement pour assurer la gestion des services qu’ils doivent fournir ;
  • un respect strict de la législation et de la règlementation applicable en matière de confidentialité  et de données personnelles ;
  • la mise en œuvre de toutes les mesures adéquates pour assurer la protection des données personnelles qu’ils peuvent être amenés à traiter ;
  • la définition des mesures techniques, organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité.
  1. La société OTERRA conclut avec ses sous-traitants, conformément aux obligations légales, des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles.

3.7 Transfert de données en dehors de l’Union européenne

  1. Les différentes catégories de données collectées et traitées dans le cadre du site oterra-france.com peuvent être transmises à des sociétés prestataires situées dans des pays hors Union européenne tels que les Etats-Unis.
  2. Ces transferts de données sont encadrés :
  • soit par le mécanisme du « Privacy Shield », registre tenu par l’administration américaine garantissant que les sociétés américaines qui y figurent respectent un niveau de protection des données à caractère personnel équivalent à celui qui est fixé dans l’Union européenne ;
  • soit par une convention de flux transfrontières établie conformément aux clauses contractuelles types de responsable du traitement à sous-traitant émises par la Commission européenne et actuellement en vigueur.
  1. Vos droits et leurs modalités d’exercice

4.1 Le contenu de vos droits

  1. Vous bénéficiez des droits suivants liés aux données vous concernant :
  • droit d’accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit d’effacement (sauf si elles sont nécessaires à l’exécution des services, ou qu’elles sont nécessaires à la société OTERRA pour respecter ses obligations légales ou constater ou exercer ses droits) ;
  • droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, et ce auprès d’un tiers de confiance, certifié et chargé de faire respecter votre volonté, conformément aux exigences du cadre juridique applicable.
  1. Au titre du droit d’accès, la société OTERRA pourra vous demander le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire des données à celle qui sera communiquée.
  2. Vous disposez également :
  • d’un droit d’obtenir la limitation d’un traitement ;
  • d’un droit à la portabilité des données fournies ;
  • d’un droit d’opposition.
  •  

4.2 Le droit d’opposition

  1. Vous pouvez demander à exercer votre droit d’opposition à un traitement de données personnelles vous concernant pour des raisons tenant à votre situation particulière lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de la société OTERRA. Ce droit d’opposition s’applique également au profilage.
  2. En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, la société OTERRA cessera le traitement sauf lorsqu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
  3. Vous pouvez également vous opposer à tout traitement lié à la prospection sans qu’il soit nécessaire d’invoquer des raisons tenant à votre situation particulière.

4.3 L’exercice de vos droits

  1. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de vos droits s’effectuent par email à l'adresse contact@oterra-france.com précisant les informations permettant d’établir votre identité.

4.4 Le retrait du consentement

  1. Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment, pour les cas où celui-ci vous aurait été demandé.

4.5 L’introduction d’une réclamation

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (3 place de Fontenoy - TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07 ; tél. : 01 53 73 22 22).